Έχεις ιδέα τί εντύπωση αποκομίζει για σένα ο παραλήπτης των email σου; Είναι πάρα πολύ δύσκολο να καταλάβεις το ποιόν ενός ανθρώπου που δεν γνωρίζεις αποκλειστικά και μόνο από τον τρόπο που εκφράζεται στον γραπτό του λόγο, χωρίς να έχεις το πλεονέκτημα να ακούσεις τον τόνο της φωνής του ή να κοιτάξεις το πρόσωπό του.
Η χρήση των σημείων στίξης και των emoticons δεν πρόκειται να σε βοηθήσουν πολύ, ειδικά όταν πρόκειται για επαγγελματικό email. Η αλήθεια είναι πως ενίοτε όταν χρησιμοποιείς πολύ επίσημη γλώσσα υπάρχει κίνδυνος να φανείς αρνητικός και σχηματίσεις τη λάθος εντύπωση.
Ένα σχετικό άρθρο του Wall Street Journal παρουσιάζει την ιστορία μιας συμβούλου η οποία έστειλε ένα λεπτομερέστατο project plan σε έναν πελάτη μέσω email και το μόνο που έλαβε ήταν η λακωνική απάντηση «Το σημειώνω». Αυτό που κατάλαβε από τη συγκεκριμένη απάντηση ήταν οτι ο πελάτης της ήταν είτε θυμωμένος είτε απογοητευμένος, ενώ στην πραγματικότητα ο τελευταίος ήταν ευτυχής που είχε καταφέρει να διευθετήσει το θέμα τόσο εύκολα μέσω email. Πώς λοιπόν μπορείς να βεβαιωθείς πως περνάς το μήνυμα που θέλεις χωρίς να ελοχεύει ο κίνδυνος να φανείς αρνητικός;
Δώσε έμφαση στα θετικά σημεία
Σε γενικές γραμμές, οι λεκτικές επιλογές που κάνεις είναι αυτές που διαμορφώνουν ως ένα βαθμό το ύφος της συνομιλίας που πραγματοποιείς. Αν επιλέγεις να χρησιμοποιείς κατ΄εξακολούθηση αρνητικές λέξεις ή φράσεις υπάρχει περίπτωση να δώσεις την εντύπωση οτι είσαι λακωνικός, ακόμα και θυμωμένος.
Η αρνητική διάθεση δεν βοηθά σε καμία περίπτωση. Είναι σημαντικό να προσπαθείς να δείχνεις θετική διάθεση, ακόμα κι αν όντως είσαι αρνητικός σχετικά με κάποιο θέμα, καθώς έτσι αυξάνονται οι πιθανότητες να λάβεις καλύτερες απαντήσεις. Προσπάθησε να αποφεύγεις λέξεις όπως ζημιά, λάθος, αποτυχία, αδύνατο, πρόβλημα, όχι, αρνούμαι, δυστυχώς, επείγον, ποτέ κ.α. καθώς όλες εμπεριέχουν αρνητική χροιά.
Ας πάρουμε για παράδειγμα την παρακάτω πρόταση:
Δυστυχώς, είναι αδύνατο να ολοκληρωθεί το πρότζεκτ εγκαίρως εξαιτίας ορισμένων προβλημάτων που δημιουργούν μερικά άτομα που δεν ολοκληρώνουν τη δουλειά τους στην ώρα που πρέπει. Στη συγκεκριμένη πρόταση υπάρχουν πολλές αρνητικές λέξεις. Μπορείς πολύ εύκολα να αποδώσεις το ίδιο ακριβώς νόημα χρησιμοποιώντας πιο θετική διάθεση κάπως έτσι:
Θα σας παρακαλούσα να έχετε ολοκληρώσει όλοι τις εργασίες σας μέχρι την Πέμπτη για να καταφέρουμε να προλάβουμε την προθεσμία. Όπως είναι φανερό, η επιλογή των λέξεων είναι αυτή που διαμορφώνει τον τόνο της συζήτησης. Αν λόγου χάρη στην παραπάνω περίπτωση ο πελάτης είχε απαντήσει «Ευχαριστώ» αντί για «Το σημειώνω», πιθανότατα δεν θα είχε περάσει καν από το μυαλό της συμβούλου πως περνάει τα λάθος μηνύματα με τον γραπτό της λόγο και θα θεωρούσε πως κάνει καλά τη δουλειά της.
Προσπάθησε να παραφράσεις αυτά που θέλεις να πεις χρησιμοποιώντας πιο θετικούς όρους όπως πλεονέκτημα, πρόοδος, επιτυχία, αξία κ.α.
Τί να κάνεις και τί να μην κάνεις
Μια από τις συνηθέστερες παγίδες στις οποίες ο καθένας μπορεί να υποπέσει, είναι να αρχίσει να κάνει λίστες με θετικά και αρνητικά πράγματα, δηλαδή με πράγματα που επιτρέπεται να κάνει και με πράγματα που απαγορεύεται να κάνει. Για παράδειγμα: «Μην αφήνετε αποφάγια στο εταιρικό ψυγεί»ο ή «Μην αργήσετε στη σύσκεψη». Ακόμα και η φράση «Μην ξεχάσεις» έχει αρνητικότερη σημασία από το να πεις «Θυμήσου».
Αντί λοιπόν να αρχίσεις να λες σε όλους τί να Μην κάνουν, προσπάθησε να τους πεις τί Να κάνουν. Για παράδειγμα: «Πάρτε σπίτι σας ό,τι δεν καταναλώσετε μέσα στη μέρα» ή «Θα σας παρακαλούσα να έρθετε πέντε λεπτά πριν την έναρξη της σύσκεψης». Οι άνθρωποι συνήθως είναι πιο πρόθυμοι να συμμορφωθούν όταν τους γίνει κάποια θετική σύσταση παρά κάποιο αρνητικό παράπονο σχετικά με τη συμπεριφορά τους.
Όταν έχεις κάποιο πρόβλημα, συζήτησέ το
Αν έχεις παρατηρήσει πως συχνά τα email σου παρερμηνεύονται, ίσως θα πρέπει να προσπαθήσεις να γίνεις λίγο πιο σαφής. Δεν υπάρχει τίποτα κακό στο να συζητήσεις με κάποιον συνάδελφό σου ένα ζήτημα που σε απασχολεί, ειδκά αν με τον συγκεκριμένο συνάδελφο έχεις καλές σχέσεις.
Αντί για παράδειγμα να δυσανασχετίσεις και να εκφραστείς άσχημα επειδή πρέπει να χρησιμοποιήσεις πάλι αυτό το συγκεκριμένο λογισμικό που δεν σου αρέσει καθόλου για να οργανώσεις μια συνάντηση, μπορείς να πεις απλά: «Με μπερδεύει το συγκεκριμένο πρόγραμμα, αλλά έχω την εντύπωση οτι η Παρασκευή είναι μια καλή μέρα για να συναντηθούμε».
Με αυτόν τον τρόπο ο παραλήπτης του μηνύματός σου θα καταλάβει οτι έχεις αρνητικά συναισθήματα, αλλά με την κατάσταση και όχι με εκείνον, άρα θα αποφύγεις και τυχόν παρεξηγήσεις.
Για σκεφτείτε λοιπόν, υπήρξε ποτέ κάποια στιγμή που υποπέσατε σε ασυνεννοησία μέσω email και κατηγορήσατε το ύφος της συζήτησης;
http://www.sofokleousin.gr
