Αρ. Πρωτ. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ φ.15/οικ.13033/05.5.2015 Κατάργηση της υποχρέωσης υποβολής πρωτοτύπων ή επικυρωμένων αντιγράφων των εγγράφων που υποβάλλονται στο Δημόσιο (άρθρο 1 του Ν. 4250/2014) – Διενέργεια Δειγματοληπτικού Ελέγχου.

ΘΕΜΑ: «Κατάργηση της υποχρέωσης υποβολής πρωτοτύπων ή επικυρωμένων αντιγράφων των εγγράφων που υποβάλλονται στο Δημόσιο (άρθρο 1 του Ν. 4250/2014) – Διενέργεια Δειγματοληπτικού Ελέγχου».

ΣΧΕΤ.: 1. Η αριθ. πρωτ. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/Φ.15/οικ.28580/11-11-2014 (ΑΔΑ: Β8ΣΔΧ-ΤΣΚ) εγκύκλιος της Υπηρεσίας μας,

2. Η αριθ. πρωτ. ΔΙΑΔΠ/Φ.Α.2.3/21119/1-9-2014 (ΑΔΑ: ΒΜ3ΛΧ-ΥΝ9) εγκύκλιος της Υπηρεσίας μας και

3. Η αριθ. πρωτ. ΔΙΣΚΠΟ/Φ.15/οικ.8342/1-04-2014 (ΑΔΑ: ΒΙΗΟΧ-6ΥΖ) εγκύκλιος της Υπηρεσίας μας.

Σε συνέχεια των ανωτέρω σχετικών, αναφορικά με το αντικείμενο του θέματος, θέτουμε υπόψη σας τα ακόλουθα:

Α. Με αφορμή ερωτήματα που τέθηκαν στην Υπηρεσία μας, σχετικά με την εφαρμογή των διατάξεων του άρθρου 1 του Νόμου 4250/2014 (ΦΕΚ 74/Α’/26-03-2014) για την κατάργηση της υποχρέωσης υποβολής πρωτοτύπων ή επικυρωμένων αντιγράφων των εγγράφων που υποβάλλονται στο Δημόσιο, παρέχονται οι ακόλουθες διευκρινίσεις:

Η εν λόγω ρύθμιση εφαρμόζεται στο Δημόσιο, τους Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης (Ο.Τ.Α.), τα νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου, τα Δικαστήρια όλων των βαθμών, τα νομικά πρόσωπα ιδιωτικού δικαίου που ανήκουν στο κράτος ή επιχορηγούνται τακτικώς, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις από κρατικούς πόρους κατά 50% τουλάχιστον του ετήσιου προϋπολογισμού τους, τις δημόσιες επιχειρήσεις και τους οργανισμούς που προβλέπονται στις διατάξεις του άρθρου 1 του ν. 3429/2005, καθώς και στα νομικά πρόσωπα και τις επιχειρήσεις των Ο.Τ.Α..

Συνεπώς όλες οι διοικητικές αρχές και τα ΚΕΠ της Χώρας εξακολουθούν να επικυρώνουν αντίγραφα από το πρωτότυπο ή από το ακριβές αντίγραφο της διοικητικής αρχής (όπως ορίζεται στο άρθρο 1 του ν. 2690/1999 (Α΄ 45), που το εξέδωσε, μόνο στην περίπτωση που αυτά υποβάλλονται από τον ενδιαφερόμενο σε φορείς που δεν εμπίπτουν στις διατάξεις της εν λόγω ρύθμισης (λ.χ. πολίτης ζητά την επικύρωση αντιγράφου του δελτίου αστυνομικής ταυτότητας προκειμένου να το υποβάλει σε: α. τράπεζα, β. ιδιωτική εταιρεία, γ. συμβολαιογράφο).

Οι υπόχρεοι φορείς υποχρεούνται να αποδέχονται, πλέον, τα απλά, ευανάγνωστα αντίγραφα των πρωτοτύπων εγγράφων που έχουν εκδώσει οι υπηρεσίες και φορείς που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της ρύθμισης ή των ακριβών αντιγράφων τους.

Οι υπόχρεοι φορείς υποχρεούνται να αποδέχονται, πλέον, και τα απλά, ευανάγνωστα αντίγραφα των ιδιωτικών και αλλοδαπών εγγράφων, εφόσον τα έγγραφα αυτά έχουν επικυρωθεί προηγουμένως από δικηγόρο.

Με τις διατάξεις της ρύθμισης αυτής, δεν θίγονται και εξακολουθούν να ισχύουν, οι απαιτήσεις υποβολής των εγγράφων σε πρωτότυπο ή ακριβές αντίγραφο, όταν πρόκειται να τεθεί σε αυτά η Σφραγίδα της Χάγης (Apostille), βάσει της Διεθνούς Σύμβασης της Χάγης ή σε άλλη περίπτωση προξενική θεώρηση, στο πλαίσιο των προβλεπόμενων διακρατικών συμφωνιών.

Συναφώς, επισημαίνεται ότι η Μεταφραστική Υπηρεσία του Υπουργείου Εξωτερικών εξακολουθεί να ζητά από τον ενδιαφερόμενο την υποβολή πρωτότυπου ή επικυρωμένου αντιγράφου του εγγράφου που προσκομίζεται για μετάφραση και όχι απλού φωτοαντιγράφου αυτού, δεδομένου ότι οι διαδικασίες της συγκεκριμένης Υπηρεσίας απορρέουν, στην πλειονότητά τους, από διεθνείς συμβάσεις και τα εν λόγω έγγραφα υποβάλλονται για χρήση στην αλλοδαπή.

Επιπροσθέτως, υπενθυμίζεται ότι τα έγγραφα που προσκομίζονται για δικαστική χρήση δεν εμπίπτουν στις διατάξεις του άρθρου 1 του ν.4240/2014. Συνεπώς, τα έγγραφα αυτά υποβάλλονται σε πρωτότυπη μορφή ή σε επικυρωμένα αντίγραφα. Επίσης, δεν εμπίπτουν στην εν λόγω ρύθμιση τα παραστατικά πληρωμής (λ.χ. τιμολόγιο, απόδειξη αγοράς, απόδειξη παροχής υπηρεσιών), που υποβάλλονται από ενδιαφερόμενους, τα οποία εξακολουθούν να κατατίθενται, όπως προβλέπουν οι σχετικές ειδικές διατάξεις (λ.χ. Δημόσιο Λογιστικό).

Σύμφωνα δε με την παρ. 2β του άρθρου 1 του Ν. 4250/2014, οι φορείς που υποχρεούνται να αποδέχονται, τα απλά, ευανάγνωστα αντίγραφα των πρωτοτύπων εγγράφων ή των ακριβών αντιγράφων τους, έχουν υποχρέωση να διενεργούν δειγματοληπτικό έλεγχο, ανά τρίμηνο, σε ποσοστό τουλάχιστον 5% επί των φωτοαντιγράφων που υποβάλλονται σε αυτές.

Εάν διαπιστωθεί κατά τον υποχρεωτικό ή άλλο έλεγχο ότι υποβλήθηκαν αλλοιωμένα φωτοαντίγραφα, εκτός από τις κυρώσεις που προβλέπονται στην παρ. 6 του άρθρου 22 του ν. 1599/86, όπως ισχύει, και που επιβάλλονται στον ενδιαφερόμενο, εφόσον η πράξη δεν τιμωρείται αυστηρότερα από άλλη ποινική διάταξη, η διοικητική ή άλλη πράξη, για την έκδοση της οποίας υποβλήθηκαν τα φωτοαντίγραφα αυτά, ανακαλείται αμέσως.

Επιπροσθέτως, η Υπηρεσία οφείλει να διαβιβάζει άμεσα την υπόθεση στην Εισαγγελία του τόπου που αυτή εδρεύει.

Σχετικά με την υποχρέωση που απορρέει από το νόμο για τη διενέργεια του ως άνω δειγματοληπτικού ελέγχου και τη συνακόλουθη ενημέρωση της Υπηρεσίας μας για τα αποτελέσματα αυτού, ζητήθηκε από τους υπόχρεους φορείς να καταχωρούν τα αποτελέσματα των ελέγχων τους σε ειδικό πληροφοριακό σύστημα στην ηλεκτρονική διεύθυνση: http://rns.seedd.gr/PHCP4250 με τη διαδικασία που περιγράφεται στην αναφερόμενη στο σχετικό 1 εγκύκλιο.

Η καταχώριση των στοιχείων θα πρέπει να ολοκληρώνεται στο τέλος του επόμενου μήνα, από τη λήξη του τρέχοντος τριμήνου και θα γίνεται πάντοτε μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας του ελέγχου, από όλες τις υπηρεσίες {π.χ. οργανικές μονάδες (όπως Διευθύνσεις, αυτοτελή τμήματα), αποκεντρωμένες υπηρεσίες, κ.λπ.} κάθε φορέα και όχι μεμονωμένα.

Τα αποτελέσματα του εν λόγω ελέγχου, μετά το πέρας της διαδικασίας, κατά τα ανωτέρω, θα πρέπει να τηρούνται σε έντυπη μορφή, στο ειδικό φύλλο « φόρμα εισαγωγής στοιχείων Δειγματοληπτικού Ελέγχου κατ’ εφαρμογή της παρ. 2β του άρθρου 1 του Ν. 4250/2014», που αποτελεί Παράρτημα της υπό το σχετικό 1 εγκυκλίου της Υπηρεσίας μας και έχει επίσης καταχωριστεί (σε μορφή word) στο Δικτυακό τόπο της Υπηρεσίας μας -www.ydmed.gov.gr, στη διαδρομή: Διοικητική Μεταρρύθμιση/ Οργάνωση /Λειτουργία Δημόσιας Διοίκησης/ Απλούστευση Διαδικασιών.

Έκαστη Υπηρεσία μεριμνά, ώστε το ειδικό αυτό φύλλο να είναι διαθέσιμο προς επίδειξη για την απόδειξη της εκπλήρωσης της υποχρέωσης διενέργειας της διαδικασίας αυτής σε ενδεχόμενο σχετικό έλεγχο.

Δεδομένου ότι η Υπηρεσία μας διαπιστώνει ότι μέχρι σήμερα πολύ μικρός αριθμός φορέων έχει ανταποκριθεί και έχει εισάγει στοιχεία στο ανωτέρω πληροφοριακό σύστημα με αποτέλεσμα την αδυναμία παρακολούθησης των αποτελεσμάτων που προκύπτουν από την εφαρμογή των σχετικών διατάξεων, παρακαλούμε για την άμεση ανταπόκριση όλων των υπόχρεων φορέων με την εισαγωγή των στοιχείων παρελθόντων τριμήνων, όπως έχουν, ήδη, ζητηθεί με την υπό το σχετικό 1 εγκύκλιο της Υπηρεσίας μας.

Β. Με αφορμή ερωτήματα που αφορούν στη διενέργεια του ως άνω δειγματοληπτικού ελέγχου από τους υπόχρεους φορείς, διευκρινίζονται τα κάτωθι:

Ο προβλεπόμενος στο άρθρο 1, παρ. 2β του Ν. 4250/2014 δειγματοληπτικός έλεγχος δε διενεργείται στα δικαιολογητικά που υποβάλλονται στις διαδικασίες πρόσληψης/διορισμού προσωπικού, διότι οι Υπηρεσίες, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 28 του ν. 4305/2014 (ΦΕΚ 237/Α’/31-10-2014), υποχρεούνται πριν από την υπογραφή της πράξεως διορισμού ή προσλήψεως του προσωπικού που διορίζεται/προσλαμβάνεται, να διενεργούν αμελλητί, υποχρεωτικά αυτεπάγγελτο έλεγχο της γνησιότητας των δικαιολογητικών που έχει υποβάλει ο υποψήφιος και που είναι απαραίτητα για το διορισμό/πρόσληψή του ή επηρεάζουν οπωσδήποτε την κατάταξή του κατά τη διαδικασία πρόσληψης ή τη βαθμολογική και μισθολογική κατάταξή του μετά την πρόσληψη.

Περαιτέρω, υπενθυμίζεται ότι ο δειγματοληπτικός έλεγχος διενεργείται με τη συνδρομή των υπηρεσιών ή των φορέων που εξέδωσαν τα πρωτότυπα έγγραφα. Συγκεκριμένα, ο φορέας που διενεργεί τον έλεγχο οφείλει να επικοινωνεί με την εκδούσα αρχή με κάθε πρόσφορο τρόπο, πρωτίστως με e-mail ή τηλέφωνο και δευτερευόντως με fax, προκειμένου να επαληθεύσει την ακρίβεια των στοιχείων που εμπεριέχονται στα υπό έλεγχο φωτοαντίγραφα.

Προς διευκόλυνση των φορέων στην επικοινωνία με e-mail ή fax, επισυνάπτεται υπόδειγμα εγγράφου, η χρήση του οποίου είναι όλως προαιρετική για τις Υπηρεσίες.

Παρακαλούνται οι Υπηρεσίες του Δημοσίου να συνδράμουν στη διαδικασία του ελέγχου γνησιότητας των φωτοαντιγράφων εγγράφων, για τη διασφάλιση πρωτίστως του δημόσιου συμφέροντος.

Οι Διευθύνσεις Διοικητικού των Υπουργείων παρακαλούνται να γνωστοποιήσουν την εγκύκλιο σε όλους τους φορείς του δημόσιου και του ευρύτερου δημόσιου τομέα που εποπτεύουν.

Οι Διευθύνσεις Διοίκησης των Αποκεντρωμένων Διοικήσεων της Χώρας παρακαλούνται να γνωστοποιήσουν την εγκύκλιο αυτή στους ΟΤΑ α΄ και β΄ βαθμού της αρμοδιότητάς τους και αυτοί, εν συνεχεία, σε όλους τους φορείς του δημόσιου και του ευρύτερου δημόσιου τομέα που εποπτεύουν.

Η Ιερά Σύνοδος της Εκκλησίας της Ελλάδος παρακαλείται να γνωστοποιήσει την εγκύκλιο σε όλες τις Μητροπόλεις και τα εκκλησιαστικά ιδρύματα της Χώρας.

Η Ιερά Επαρχιακή Σύνοδος της Εκκλησίας Κρήτης παρακαλείται να γνωστοποιήσει την εγκύκλιο αυτή σε όλες τις Μητροπόλεις της και τα εκκλησιαστικά της ιδρύματα.

Το Υπουργείο Δικαιοσύνης, Διαφάνειας και Ανθρωπίνων Δικαιωμάτων παρακαλείται να γνωστοποιήσει την εγκύκλιο στα Δικαστήρια όλων των βαθμών.

Σας γνωρίζουμε ότι η εν λόγω εγκύκλιος καθώς και το Παράρτημα (σε μορφή word) έχουν καταχωριστεί στο Δικτυακό τόπο της Υπηρεσίας μας – http://www.ydmed.gov.gr/ , στη διαδρομή: Διοικητική Μεταρρύθμιση/ Οργάνωση /Λειτουργία Δημόσιας Διοίκησης/ Απλούστευση Διαδικασιών.

Παρακαλούμε για την άμεση ανταπόκρισή σας και παραμένουμε στη διάθεσή σας για κάθε συνεργασία.

Υπόδειγμα (.pdf)

Ο ΓΕΝΙΚΟΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ

ΔΗΜΗΤΡΙΟΣ ΤΣΟΥΚΑΛΑΣ